Depósito de archivos digitales

Con el fin de cumplir lo establecido en la nueva Ley de Depósito Legal, desde la Biblioteca Nacional de España se ha desarrollado una herramienta para el depósito de los archivos digitales previos a la impresión de monografías y publicaciones seriadas.

Por una parte, esta herramienta facilita a los editores hacer el depósito de uno o varios ficheros, así como los metadatos que permitan su identificación. Por otra parte, sirve tanto a la BNE como a aquellos centros de conservación de las CC.AA. y Oficinas de depósito legal, como en este caso el de la comunidad autónoma de La Rioja, para acceder a los archivos digitales depositados y hacer, por tanto, seguimiento del depósito legal de las versiones digitales previas a la impresión.

Cabe señalar que esta plataforma para el depósito de ficheros digitales está en desarrollo por lo que, una vez puesta en marcha, se seguirá mejorando.

TIPOS DE OBRAS

Como se ha indicado se debe llevar a cabo el depósito del archivo digital tanto de las monografías, como de las publicaciones seriadas, dentro de las cuales se encuentran la prensa y las revistas.

Estas obras pueden pertenecer a una de estas cuatro categorías:

1.       Obra completa que está contenida en un único fichero digital.

2.       Obra completa dividida en partes (cubierta y cuerpo; capítulos; volúmenes), cada una de las cuales está contenida en un único fichero digital.

3.       Obra completa compuesta por varios ficheros digitales interrelacionados (un fichero de maqueta con sus tipos e imágenes).

4.       Obra completa dividida en partes, cada una de ellas compuesta por varios ficheros digitales interrelacionados (un fichero de maqueta con sus tipos e imágenes).

PASOS PARA REALIZAR EL DEPÓSITO DE LOS ARCHIVOS DIGITALES

1.       Se accede en http://deposito.dl-e.es

2.       Si es la primera vez que entra debe realizar el registro en la página.

Para ello debe completar la solicitud

En un breve periodo de tiempo recibirá un correo con la clave de acceso. Guarde esta clave ya que deberá ser utilizada en el resto de ocasiones que realice el depósito de los materiales digitales.

Si ya ha realizado el depósito en otras ocasiones solo debe iniciar la sesión introduciendo sus claves de acceso.

3.       A continuación, debe hacer el depósito de la publicación digital

Los ficheros que se depositen deben seguir las siguientes características:

FORMATOS DE FICHERO

Es preceptivo el uso del formato PDF sin referencias a ficheros externos (con fuentes incrustadas), idealmente PDF/A, que facilita la preservación a largo plazo de las obras.

Sin embargo, esta plataforma acepta cualquier formato.

Los archivos deben depositarse desprotegidos (sin protección DRM) para poder preservarlos en el repositorio de la BNE.

IDENTIFICACIÓN DE LOS FICHEROS

• Obra completa en un único fichero digital

El nombre de ese único fichero debe identificar a la obra siguiendo una de las convenciones descritas más abajo

• Obra completa dividida en partes, cada una contenida en un único fichero digital.

El nombre de cada parte se añade al nombre anterior. El orden alfabético de los nombres de fichero se utilizará para reconstruir la obra. Recomendamos el uso de números (precedidos por ceros) para asegurar que las partes quedan en el orden correcto.

• Obra completa compuesta por varios ficheros digitales interrelacionados

La obra debe entregarse como un fichero comprimido ZIP. De esta manera, no será necesario cambiar el nombre de los ficheros digitales que forman la obra. Es el fichero ZIP el que deberá seguir las convenciones de nombre establecidas en el siguiente apartado.

• Obra completa dividida en partes, cada una de ellas compuesta por varios ficheros digitales interrelacionados.

La obra se entregará como un conjunto de ficheros ZIP.

CONVENCIONES DE NOMBRES

Para poder determinar qué obras se están depositando, se han establecido una serie de convenciones de nombres de ficheros. Estos nombres contienen el ISBN, ISSN o número de DL de la obra para poder reconocerla.

1.       Monografías

En un único fichero

Para monografías entregadas como un único fichero digital (incluido el caso de un fichero ZIP), el nombre de ese fichero será el ISBN o número de depósito legal de la obra.

El ISBN puede ser de 10 o 13 dígitos y preferiblemente sin guiones

9788420404967.pdf

El DL está compuesto por la abreviatura de la provincia, un espacio, el número de depósito, otro guion y el año

M 4410-2010.pdf

En varias partes

A los nombres anteriores se les añade un guion bajo (_) y el nombre de la parte

9788420404967_01-cubierta.pdf

2.       Publicaciones seriadas

El depósito de publicaciones seriadas requiere que la publicación tenga asignado un número de ISSN (International Standard Serial Number).

Puede comprobar si su publicación dispone de uno consultando el catálogo de la Biblioteca Nacional de España o el Portal del ISSN. En el caso de que su publicación no tenga asignado un número de ISSN, por favor, póngase en contacto con la Oficina del Depósito Legal de La Rioja, donde le proporcionarán toda la información que necesite, así como le ayudarán a tramitar dicho número si fuera necesario.

Para ejemplares de publicaciones seriadas, el nombre debe seguir el siguiente patrón:

IIII-IIII_AAAAMMDD_N_E.S

Donde:

·         IIII-IIII es el ISSN de la publicación escrito de la forma habitual: 1889-786X

·         AAAA es el año, MM es el mes y DD es el día de la fecha de publicación.

·         N es el número de ejemplar, expresado como número de hasta 5 dígitos.

·         E es una etiqueta opcional que se puede añadir, separada por guion bajo, en el caso de números especiales o extraordinarios que lo requieran.

·         S es la extensión de archivo (pdf o zip).

En caso de que el ejemplar carezca de día, mes o número, se prescindirá de este elemento. Por ejemplo, en publicaciones mensuales se puede prescindir del día, y en anuales del mes y del día. Es obligatorio dar al menos el año de publicación.

En el caso de un número combinado que comprende dos números y/o dos fechas, es posible duplicar la fecha y/o la numeración usando un guion como separación, según el siguiente patrón: IIII-IIII_AAAAMMDD-AAAAMMDD_N-N_E.S

Ejemplos:

·         Número 1, del 2 de enero de 2023, de la publicación con ISSN 1234-5678: 1234-5678_20230102_1.pdf.

·         Publicación mensual, n.º 50 (enero 2023): 1234-5678_202301_50.pdf.

·         Publicación anual (número de 2023): 1234-5678_2023.pdf.

·         Extra de verano de julio 2023: 1234-5678_202307_Extra de verano.pdf.

·         Suplemento Motor del número 52005 del 11 de octubre de 2023: 1234-5678_20231011_52005_Suplemento Motor.pdf.

·         Número 6-7 (julio-agosto 2023): 1234-5678_202307-202308_6-7.pdf.

·         N.º del primer trimestre de 2023: 1234-5678_20230101-20230331.pdf”.

Es importante señalar que existe la posibilidad de automatizar el envío de estas publicaciones, especialmente en el caso de la prensa desde el apartado

MÁS INFORMACIÓN

En el siguiente vídeo: https://www.youtube.com/watch?v=T5B5UI19mA4se muestra cómo es el proceso completo desde que se solicita un usuario por parte de una editorial hasta que se realiza el depósito.